Firma professionale per le email: 8 errori da evitare

La firma e-mail è un elemento chiave per alcune aziende poiché la maggior parte dei loro dipendenti invia e-mail ogni giorno. Grazie alla sua visibilità quotidiana, la firma e-mail è un vero e proprio canale di comunicazione.

Firma professionale per le email: gli errori comuni

Non avere una firma e-mail automatica

Partiamo dalla regola di base. È importante impostare una firma e-mail che apparirà automaticamente ogni volta che si desidera scrivere una nuova e-mail. I vantaggi: non dovrai riscrivere ogni volta i tuoi dati, non ci saranno errori di battitura o omissioni e la tua firma sarà sempre identica e ben presentata, a garanzia della tua professionalità.

Suggerimento: esistono due soluzioni per ottenere firme e-mail automatiche: possono essere gestite da strumenti di firma e-mail specializzati oppure puoi farlo manualmente sulla messaggistica di Outlook o Gmail.

Utilizzare solo un’immagine come firma e-mail

Se la tua firma e-mail è una semplice immagine in formato JPG o PNG, dovrai affrontare diversi problemi. Corri il rischio che la tua firma non appaia alla fine della tua e-mail ma come allegato su determinati servizi di posta elettronica. Un altro svantaggio: i tuoi elementi di testo come il tuo numero di telefono o il tuo indirizzo email non possono essere copiati facilmente e non puoi aggiungere link diversi in base alle tue esigenze (social network per esempio).

Suggerimento: preferisci il formato testo per i tuoi dati di contatto, questo garantisce che i tuoi articoli verranno mostrati al tuo destinatario e che quest’ultimo sarà in grado di recuperare facilmente questi articoli se necessario. Tuttavia, questo non ti impedisce di aggiungere un banner di marketing oltre a questo testo.

Non armonizzare le firme e-mail aziendali

Se le firme e-mail nella tua azienda non sono armonizzate, ciò può influire sull’immagine del tuo marchio. Si consiglia di standardizzare le firme e-mail dei propri dipendenti: logo, colori, caratteri, dimensioni del testo, struttura, ecc.

Suggerimento: puoi creare un modello di firma comune per tutti (o un modello dedicato per ogni team aziendale) e applicarlo manualmente direttamente tramite messaggistica professionale. Un’altra possibilità: ci sono strumenti che gestiscono le firme e-mail dei tuoi dipendenti dalla A alla Z e che facilitano i loro aggiornamenti con tutti i reparti.

Utilizzare caratteri che potrebbero non essere visualizzati

Fai attenzione ai caratteri che usi, alcuni potrebbero non essere visualizzati correttamente nelle caselle di posta dei tuoi clienti o fornitori. Ciò può accadere se si utilizza un carattere che non è uno dei caratteri standard preinstallati sulla maggior parte dei PC.

Suggerimento: ecco alcuni font comuni sicuri per il Web che puoi utilizzare nelle firme e-mail: Arial, Tahoma, Verdana, Trebuchet, Courier, Lucida, Times New Roman, Georgia, Palatino, Impact e Arial Black.

Non includere il tuo indirizzo email nella tua firma

Alcuni provider di posta elettronica non mostrano il tuo indirizzo email nel campo “Da” del mittente, preferendo invece visualizzare il tuo nome. Questo è il motivo per cui è importante includere il tuo indirizzo email nella tua firma, rendendo più facile per coloro che vogliono copiare rapidamente il tuo indirizzo per inviarlo a qualcun altro, ad esempio.

Suggerimento: assicurati che il tuo indirizzo email sia cliccabile. Su Outlook, se l’indirizzo e-mail è inserito correttamente nella tua firma, i tuoi contatti possono fare clic su di esso per creare una nuova e-mail per te.

Mostrare i banner non aggiornati

Errore classico: continuare a visualizzare una firma email non più aggiornata. È davvero molto facile dimenticare di cambiare la tua firma. Ad esempio, hai inserito un banner di marketing per promuovere un evento organizzato a marzo e continui a distribuire questo banner ad aprile. Ciò non riflette una buona immagine per la tua azienda e può causare una sensazione di delusione tra i tuoi clienti, potenziali clienti o fornitori.

Suggerimento: per evitare questo tipo di problemi, puoi impostare un avviso nel tuo calendario per ricordarti di modificare la tua firma in una data specifica. Hai anche la possibilità di passare attraverso uno strumento di firma e-mail specializzato che ti permetterà di configurare il periodo di distribuzione del banner in questione.

Aggiunta di troppi collegamenti

Hai pianificato un fuoco d’artificio di collegamenti nelle tue firme e-mail per aumentare le tue conversioni? No, non va bene. Se ci sono troppi link, la tua firma email apparirà troppo “occupata” agli occhi dei tuoi destinatari e forse anche un po’ troppo “commerciale”. Alla fine, è importante aggiungere un numero limitato di collegamenti con testo abbastanza breve.

Consiglio: se vuoi aggiungere i tuoi social network, seleziona gli account su cui sei più attivo, non è per forza necessario metterli tutti. Invece di aggiungere link di testo, prediligi le icone dei social media (più piccole e visivamente più attraenti).

Dimenticare di testare la tua firma e-mail su diversi sistemi di messaggistica e dispositivi

Ogni servizio di posta elettronica ha le sue specificità. Il tuo modello di firma e-mail viene visualizzato correttamente su Outlook ma è su Gmail? Lato supporto, il rendering della tua firma può essere diverso anche su mobile poiché la visualizzazione è ridotta.

Consiglio: ricordati di testare il tuo nuovo modello di firma inviando una email ai principali sistemi di messaggistica (Outlook, Gmail, Yahoo! Mail, Apple Mail). Esegui anche un test sul tuo smartphone per assicurarti che non ci siano fastidiosi ritardi per quanto riguarda i dettagli di contatto e i collegamenti incorporati.