Moduli e GDPR: le regole da seguire per essere in regola

Il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) impone una certa trasparenza alle aziende per quanto riguarda la raccolta dei dati personali. Quando viene offerto di compilare un modulo, si tratta di una raccolta diretta di dati. Le aziende hanno un obbligo di trasparenza nei confronti delle persone che forniranno i loro dati personali.

Pertanto, gli utenti Internet che compilano un modulo devono essere in grado di:

1. Conoscere il motivo della raccolta dei vari dati che li riguardano,
2. Comprendere il trattamento che verrà effettuato con i propri dati,
3. Controllare i propri dati, facilitando l’esercizio dei propri diritti, ovvero consentendo loro di richiedere la rettifica dei propri dati o addirittura la completa cancellazione.

Le regole da conoscere per un modulo conforme al GDPR

Le persone dovrebbero essere informate al momento della compilazione del modulo (e non successivamente) sul trattamento dei dati personali “in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato”, come espressamente dichiarato dall’art. 5 del GDPR sulla trasparenza.

Le informazioni che devono essere accessibili durante la compilazione di un modulo sono le seguenti:

• Identità e dati di contatto dell’organizzazione (questo è il titolare del trattamento),
• Finalità del trattamento dei dati (i tuoi obiettivi di questa raccolta),
• Base giuridica per il trattamento dei dati,
• Natura obbligatoria o facoltativa della raccolta dei dati,
• Destinatari o categorie di destinatari dei dati,
• Periodo di conservazione dei dati,
• Diritti delle persone fisiche (diritti di accesso, rettifica, cancellazione, ecc.),
• Dettagli di contatto del responsabile della protezione dei dati (RPD) dell’organizzazione o punto di contatto in materia di protezione dei dati personali,
• Proporre la possibilità di presentare un reclamo al Garante della Privacy.

Se si tratta di un modulo online, è ad esempio possibile visualizzare una frase che menziona il trattamento dei dati personali con un collegamento cliccabile ad una pagina dedicata dove sono elencate tutte le informazioni obbligatorie.

Buono a sapersi: puoi utilizzare strumenti online per facilitare la creazione dei tuoi moduli. Questi offrono modelli pronti all’uso che puoi personalizzare senza che siano richieste competenze tecniche.